L'organizzazione del documento in tutte le sue parti è parte intergrante dell'immagine e dello status di un'azienda.
La consapevolezza dell’importanza di rendere partecipe della vita aziendale ogni singolo impiegato, ha esplicitato il bisogno di comunicare il cambiamento all’interno dell’azienda, prima ancora di veicolarlo all’esterno: sono andati così strutturandosi innovativi modelli di organizzazione orientati alla comunicazione, per diffondere in maniera chiara ed impattante notizie, proposte e progetti al personale e agli stakeholders. I format di documento aziendale che meglio rispondono ai moderni dettami del marketing e della comunicazione interna, presentano analogie quali l' identity guidelines, ovvero linee guida da seguire per garantire la coerenza di formato sulla base della corporate identity. Quanto trasmesso visivamente o graficamente tramite ogni pezzo di carta pubblicato, dal biglietto da visita alla lettera, dalla pagina pubblicitaria alla newsletter tecnica o commerciale, dalla relazione annuale sull’andamento dei profitti, alla pubblicazione dei più disparati report aziendali: è d’obbligo un corretto uso dei font aziendali (quando usare quelli con le grazie e senza grazie, il grassetto, corsivo, ecc., dimensioni, stili standard per titoli, titolini, corpo testo, ecc.), uso dei margini e degli spazi, colore Pantone corretto, di modo che tutto sia riconducibile a prima vista ad una determinata azienda. Fondamentale in tal senso è la presenza del marchio logo e del descriptor, elementi base per l’immediata riconducibilità del documento all'azienda e ai valori che essa detiene. Anche la nostra università possiede un preciso programma di identità visiva, che è possibile visionare cliccando sul seguente link: http://www.uniroma1.it/ufficiostampa/identita.php .
Tornando alla comunicazione interna, essa serve principalmente per condividere il progetto organizzativo (la missione e la visione dell'organizzazione), diffondere il know how e organizzare il lavoro. Gli strumenti di comunicazione interna più diffusa sono gli House Organ, le Newsletter, i manuali, operativi, il Fact book/bilancio, le circolari e gli ordini di servizio, i Position paper, la reportistica e i progetti, le relazioni.
Le relazioni aziendali riguardanti il fatturato annuo, le politiche adottate, i progetti sposati, o qualunque altro aspetto di interesse per l’azienda, debbono essere in primo luogo chiare e dettagliate.
È preferibile evitare uno stile retorico ed è necessario tenere bene in conto le competenze tecniche e il know how del pubblico di riferimento in modo da confezionare una relazione comprensibile a tutti. La stessa, nel rispetto dei canoni dell’ identità visiva, sarà impaginata utilizzando il font aziendale, i colori e la formattazione istituzionali, sarà affiancata dal marchio logo e veicolata in formati testuali laddove se ne faccia una diffusione cartacea o tramite mail, oppure in ppt se la stessa dovrà essere presentata da un responsabile ad una riunione così come ad un meeting.
I medesimi accorgimenti comunicativi dovranno essere applicati a tutte le tipologie di documenti aziendali. Particolare attenzione va tuttavia ai cosiddetti elementi intangibili della comunicazione,un surplus emotivo che colpisca il fruitore, veicolando la vision e la mission aziendali, e trasmettendo chiaramente il senso di appartenenza al team aziendale e la preziosità del singolo contributo.
La consapevolezza dell’importanza di rendere partecipe della vita aziendale ogni singolo impiegato, ha esplicitato il bisogno di comunicare il cambiamento all’interno dell’azienda, prima ancora di veicolarlo all’esterno: sono andati così strutturandosi innovativi modelli di organizzazione orientati alla comunicazione, per diffondere in maniera chiara ed impattante notizie, proposte e progetti al personale e agli stakeholders. I format di documento aziendale che meglio rispondono ai moderni dettami del marketing e della comunicazione interna, presentano analogie quali l' identity guidelines, ovvero linee guida da seguire per garantire la coerenza di formato sulla base della corporate identity. Quanto trasmesso visivamente o graficamente tramite ogni pezzo di carta pubblicato, dal biglietto da visita alla lettera, dalla pagina pubblicitaria alla newsletter tecnica o commerciale, dalla relazione annuale sull’andamento dei profitti, alla pubblicazione dei più disparati report aziendali: è d’obbligo un corretto uso dei font aziendali (quando usare quelli con le grazie e senza grazie, il grassetto, corsivo, ecc., dimensioni, stili standard per titoli, titolini, corpo testo, ecc.), uso dei margini e degli spazi, colore Pantone corretto, di modo che tutto sia riconducibile a prima vista ad una determinata azienda. Fondamentale in tal senso è la presenza del marchio logo e del descriptor, elementi base per l’immediata riconducibilità del documento all'azienda e ai valori che essa detiene. Anche la nostra università possiede un preciso programma di identità visiva, che è possibile visionare cliccando sul seguente link: http://www.uniroma1.it/ufficiostampa/identita.php .
Tornando alla comunicazione interna, essa serve principalmente per condividere il progetto organizzativo (la missione e la visione dell'organizzazione), diffondere il know how e organizzare il lavoro. Gli strumenti di comunicazione interna più diffusa sono gli House Organ, le Newsletter, i manuali, operativi, il Fact book/bilancio, le circolari e gli ordini di servizio, i Position paper, la reportistica e i progetti, le relazioni.
Le relazioni aziendali riguardanti il fatturato annuo, le politiche adottate, i progetti sposati, o qualunque altro aspetto di interesse per l’azienda, debbono essere in primo luogo chiare e dettagliate.
È preferibile evitare uno stile retorico ed è necessario tenere bene in conto le competenze tecniche e il know how del pubblico di riferimento in modo da confezionare una relazione comprensibile a tutti. La stessa, nel rispetto dei canoni dell’ identità visiva, sarà impaginata utilizzando il font aziendale, i colori e la formattazione istituzionali, sarà affiancata dal marchio logo e veicolata in formati testuali laddove se ne faccia una diffusione cartacea o tramite mail, oppure in ppt se la stessa dovrà essere presentata da un responsabile ad una riunione così come ad un meeting.
I medesimi accorgimenti comunicativi dovranno essere applicati a tutte le tipologie di documenti aziendali. Particolare attenzione va tuttavia ai cosiddetti elementi intangibili della comunicazione,un surplus emotivo che colpisca il fruitore, veicolando la vision e la mission aziendali, e trasmettendo chiaramente il senso di appartenenza al team aziendale e la preziosità del singolo contributo.
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